Mis system Druckerei

Fehlsystem Druckerei

Das MIS ist eine Abkürzung für Management Information System und wird als Web-to-Print-System präsentiert, das natürlich auf sein MIS zugeschnitten ist. Durchdachte Konzepte, offene Architektur und ein Gespür für das Wesentliche schaffen wir für Sie Raum und machen Ihre Druckerei fit für die Zukunft. Das ist es, was ein WEB-basiertes MIS-System heute sein muss!

MIS- & ERP-Systeme für Druckereien

Die Druckbranche verändert sich radikal: Das Online-Geschäft hat vielen traditionellen Druckunternehmen die wirtschaftliche Basis genommen, weil typische "Brot & Butter"-Produkte von Käufern zu niedrigen Preisen im Internet eingekauft werden - ohne Ratschläge, sondern nur per Mausklick. Darüber hinaus eröffnet der heutige digitale Ausdruck neue Kommunikationswege, die im Vergleich zum traditionellen Drucken immer wichtiger werden, wie Print-on-Demand und variablen Daten.

Das ist nicht dasselbe wie der Austausch der alten 4-Farben-Maschine gegen eine neue 8-Farben-Maschine oder die Investition in neue Finishing-Einheiten, um die Performance nicht mehr kaufen zu müssen oder um das eigene Produktportfolio grundlegend zu vergrößern. Insbesondere die traditionelle Auftragsabwicklung mit einem graphischen MIS verlangsamt die erforderliche Entwicklung des Unternehmens in die elektronische Zeit.

Immer deutlicher wird, dass graphische MIS-Systeme, die als branchenspezifische ERP-Systeme in traditionellen Druckereien zum Einsatz kommen, nicht den Erfordernissen der Automatisierung entsprechen. Dies wird deutlich, wenn man vergleicht, wie rasch ein Konsument in der Druckerei selbständig ein Erzeugnis berechnen und ordern kann, während der Spezialist in der Druckerei mit seinem MIS-System den kompletten Fertigungsprozess überdenken muss, um einen preislichen Rahmen zu haben.

Häufig sinkt der Umlauf einzelner Bestellungen mit einem Laden, aber die Anzahl der Bestellungen nimmt unverhältnismäßig zu - aber wenn der Vorgang wie bisher im MIS bearbeitet und verwaltet wird, erhöhen sich die anforderungsbezogenen Administrationskosten zu sehr und machen das Unternehmen letztlich wieder profitabel. Denn es macht keinen Unterschied, ob der Job schon lange in digitaler Form erstellt wurde, bevor das MIS-System endlich alle Geschäftsunterlagen zur Verfügungsstellung bereitstellen kann.

In der Liste haben wir einmal 7 Stellen von herkömmlichen MIS-Systemen aufgeführt, die einem Druckereibetrieb Probleme machen. Bei der Erstellung der betriebswirtschaftlichen Funktionalitäten in einem klassischem ERP-System wird in einer strengen Abfolge vorgegangen, in der jeder Arbeitsschritt dem vorhergehenden nachgeht - so wie eine Druckerei in der Regel einen Druckauftrag bearbeitet. So sind das ERP-System und das klassisch graphische MIS-System strukturorientiert, da nur der Ist-Zustand erfasst wurde.

Schon der bloße Produktionsunterschied zwischen Offset- und Digitaldruck bringt den Druckern oft Risse in die Augen: Das Druckprodukt ist grundsätzlich versandbereit, nur die Lieferscheine, Rechnungen oder Versandetiketten sind noch lange nicht fertig - wenn sie es doch sind. Herkömmliche Druckunternehmen sind oft noch richtige Handwerker: Die Mitarbeiter sind mit viel Detailliebe dabei und wissen jeden Druckjob "persönlich" - ihr strukturorientiertes MIS-System wurde speziell für diesen Zweck entwickelt.

Standardmäßige Arbeitsgänge sind möglich für Einzelanfertigungen oder Massenanfertigungen! Einheitliche Prozesse für sich wiederholende Aufgabenstellungen können den Einzelaufwand von der Berechnung bis zur logistischen Abwicklung standardisieren und automatisieren. Wenn Sie einen weiteren Weg gehen und Ihre eigene Serienproduktion individuell gestalten wollen, werden Sie bald feststellen, dass Altsysteme diese bei den Verbrauchern populäre Möglichkeit überhaupt nicht bieten können:

Für klassische Druckunternehmen besteht daher die Möglichkeit, sich in diesem Geschäftemodell einen gut dotierten Marktplatz zu sichern: Das MIS-System "good old" wurde als separates System für einen spezifischen, anscheinend ewigen Einsatzzweck entwickelt. Allerdings muss ein Betrieb mit der Zeit Schritt halten und ist daher immer darauf bedacht, nicht existierende Systemfunktionen durch weitere Einzellösungen zu kompensieren.

Problematisch ist nicht nur der Kauf dieser programierten Einzellösungen, sondern auch, dass die Anlagen in der Lage sein müssen, einwandfrei zu telefonieren und auszutauschen: Jeder, der auch an Streckengeschäften beteiligt ist, sieht rasch, wie viele manuelle Reservierungen für einen einzelnen Kundenauftrag im ERP-System vorgenommen werden müssen, damit der Kundenauftrag erfaßt und ein Lieferbeleg gebucht werden kann - bevor die Finanzbuchhaltung überhaupt an die Rechnungslegung herankommt.

In vielen Druckereien ist der Datenaustausch zwischen den einzelnen Anlagen unvorstellbar: So kann beispielsweise die Finanzbuchhaltungssoftware nur eingeschränkt mit dem MIS-System kommuniziert werden, um die Rechnungsdaten zu übermitteln. Interfaces stellen die Verbindung zwischen dem MIS und in- und ausländischen Anlagen her: Dabei sollten alle Anlagen die selbe Landessprache haben! Aber auch die "alltäglichen" Sachverhalte werden erst durch die obligatorische Nutzung von Interfaces zwischen den Anlagen richtig deutlich: Der Betrieb einer Online-Druckerei ist nur dann Sinn, wenn die dort eingegangenen Aufträge ohne zusätzlichen Aufwand automatisch und an das ERP-System übergeben werden und in der Drucklinie entsprechend verarbeitet werden können.

Zeit- und Raumunabhängiges Handeln - was heute in heutigen Unternehmen üblich ist, war vor einigen Jahren vor allem in der Druckindustrie nicht denkbar. Daher sind die meisten heute in Gebrauch befindlichen ERP-Systeme nur für das firmeninterne Netzwerk bestimmt. Für die Anpassung der Erfassungsmasken sind die Schnittstellen der klassischen ERP/MIS-Systeme nicht sehr offen.

Auch für die Berechnung eines simplen Flugblattes muss ein geschulter Rechner verwendet werden, der mit der Handhabung des MIS-Systems vertraut ist. Die Zeit, die für die Berechnung größerer Artikel benötigt wird, ist oft mehrere Arbeitsstunden - obwohl die Artikel tatsächlich auf standardisierte Weise gefertigt werden können. Am Ende steht eine detaillierte, exakte Berechnung, allerdings auf Kosten eines entsprechenden Zeitaufwands.

Der Klassiker ist oft zeitaufwendig und kostspielig und sollte nicht für Standardprodukte eingesetzt werden! Nicht nur die technische Kompetenz ist entscheidend für den Unternehmenserfolg einer Druckerei. Es besteht kein Zweifel daran, dass gerade die traditionellen Druckunternehmen ihr Metier meistern. Unumstritten ist auch, dass die Offsetdrucker seit Jahren ausgezeichnete Ergebnisse vorweisen können und dass der digitale Druck in den vergangenen Jahren seine Qualitäten noch einmal verbessert hat.

Auch ist es nicht in erster Linie auf die Erkenntnis (noch nicht abgeschlossen) eines neuen GeschÃ?ftsmodells (Nische oder Spezialisierung) zurÃ?ckzufÃ?hren, dass kleine und mittlere Bauherren immer mehr ihre Kunden an den Wettbewerb im WWW im Internet abtreten lassen. Das, was nach vorn zugesagt wird (z.B. über die Website, eine Druckerei oder über eine einfache, fernmündliche oder individuelle Auftragsannahme), muss vor allem bei preis- und zeitkritischen Käufern eingehalten werden.

Daher ist es unerlässlich, dass die internen und externen Abläufe vernetzt sind und Arbeitsgänge von der Berechnung bis zum Dispositionsauftrag automatisch und ohne großen Aufwand für einen Mitarbeiter durchgeführt werden können. Mit anderen Worten, die Druckindustrie wurde durch die seitlichen Wettbewerber in den großen Online-Druckereien aufgewühlt. Wohl kaum ein Kundin oder ein Kundin will Stunden oder gar Tage auf einen Kostenvoranschlag für sein Printprodukt zögern.

Dazu ist es notwendig, dass alle Aufgaben in der Druckerei miteinander verbunden sind, auch ohne Person. Im Übrigen: Auch wenn eine Druckerei (noch) kein Online-Geschäft führt, können alle Arbeitsgänge für genormte Druckerzeugnisse (im Offset- und Digitaldruck) auch voll automatisch (und damit wesentlich kostengünstiger) erfasst werden. Bei komplexen Berechnungen kann das "alte" MIS bei entsprechendem Aufwand noch parallelisiert werden.

Letztendlich ist es für den Geschäftserfolg eines Modells entscheidend, dass alle am Bestell-, Liefer- und Fakturierungsprozess beteiligten Unternehmen und Personen die selbe Fachsprache beherrschen - das betrifft die Kundschaft, die eigenen Mitarbeitenden, die Zulieferer und alle anderen Geschäftspartner.

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